Siisti työpöytä?
Oikean järjestelmän avulla järjestys työpaikalla ei ole ongelma!
Kokemus opettaa sen, esimiehet vaativat sitä ja lukuisat tutkimukset osoittavat sen enemmän tai vähemmän selvästi: työpaikka on siistittävä säännöllisin väliajoin. Sen teorian kannattajat, jonka mukaan tietty määrä siisteyttä työpöydällä edistää ehdottomasti luovuutta, eivät ole väärässä. On kuitenkin myös totta, että tietyn kaaoksen yläpuolella tuottavuus työpaikalla heikkenee huomattavasti. Kauneimmankin luovan epäjärjestyksen on siis aika ajoin väistyttävä harkitun järjestyksen tieltä. Kun puhutaan aiheesta "pieni työpöydän siivous", asiantuntijat neuvovat harkittua, lakaista toimintaa.
On hauskaa aloittaa seuraava työpäivä rennosti ja siististi työpaikalla. Siitä ei ole epäilystäkään. Mutta mitä mieltä sinä olet siitä, että aloittaisit jokaisen elämäsi päivän rennosti, tasapainoisesti ja harmonisesti?
Nelikenttäjärjestelmä nopeisiin onnistumisiin
Yksi asia heti alkuun: pieni siivoaminen ei tuo järjestystä työpaikalle ja parhaimmillaan vain lykkää ongelmaa. Sitä paitsi siisti nurkka ei tee järkevästi siistiä työpaikkaa. Pahinkaan työpöydän siivous ei vie keskittyneesti toteutettuna kolmea tuntia kauempaa. Paras ystävä ja apuri on lattia työpöydän edessä - siksi lattia kannattaa imuroida ensin työtason ympäriltä. Sen jälkeen koko työpöytä, sen laatikot, alakaapit ja työtaso on tyhjennettävä tai raivattava kokonaan pois. Ei kuitenkaan ole paljon hyötyä siitä, että kaikki tavarat ovat yhdessä kädessä ja sitten laitetaan takaisin sinne, missä ne olivat.


Nelikenttäjärjestelmä auttaa lajittelussa ja hylkäämisessä. Työpistettä ympäröivä lattia on jaettu neljään kuvitteelliseen kenttään, joille kullekin on annettu merkitys: "Hävikki", "Välitettävä", "Tärkeä" ja "Akuutti". Näin jokainen esine - yksittäisestä Post-itistä taskulaskimeen - sijoitetaan johdonmukaisesti johonkin näistä kentistä, jotta se voidaan myöhemmin laittaa taas tarkoituksenmukaisesti pois. Asiantuntijat neuvovat miettimään järjestelmän etukäteen, olipa se sitten vasemmalta oikealle tai ulkoa sisälle - sillä ei ole väliä. Tärkeintä on, että jokainen paperiarkki, jokainen kynä, jokainen tiedosto ja jokainen kansio poistetaan työpisteestä yksitellen ja otetaan vain kerran. Ei ole mitään välikasoja, se vain maksaa aikaa. "Hävikki" on itsestään selvää. "Välittäminen" kerää kaiken sen, mikä voidaan siirtää tai pitää viedä jonnekin muualle, esimerkiksi arkistoon, takaisin kirjastoon tai kirjahyllyyn.
Asiat, jotka on laitettava takaisin laatikkoon tai työpöydälle ja hoidettava heti pienen työpöydän siivouksen jälkeen, menevät "Tärkeä"-suunnitelman ruutuun työpaikan siistimistä varten. Halutessasi voit hyödyntää sitä, että olet jo miettinyt kyseistä aihetta, ja kirjoittaa seuraavan askeleen Post-it-lapulle ja kiinnittää sen siihen. Näin säästät hieman aikaa jatkotyöhön, mutta varo miettimästä asioita liikaa, vain yksi tai kaksi avainsanaa eikä mitään monimutkaisia romaaneja. "Akuutti" kerää asioita, jotka voidaan tehdä joko heti tai heti siivoustoimenpiteen jälkeen ja jotka vievät alle muutaman minuutin: leimaa, allekirjoita ja lähetä kirje eteenpäin, sovi tapaaminen tai siirrä kokous, esimerkiksi.
Joten tässä sitä mennään: Kuitti nallekarkkeja ja yskänkaramelleja varten? Roskaa! Itse yskänkaramellit? Jos ne ovat vielä syötäviä: Anna ne eteenpäin - eli ota ne kotiin. Jos niissä on tylsä päällyste tai ne haisevat oudolta: vie ne kuittiin. Sulkakynä, joka ei enää toimi ja johon halusit etsiä uuden täytteen: Hävikki. Kansio, jossa on ideoita uusiin projekteihin: Kiinnitä siihen Post-it, kirjoita siihen "Siivoa!" ja laita se "Tärkeää"-kenttään. Kansio, jonka "Kiireellinen" Post-it näyttää jo hieman rapealta? Lue se poikki ja joko lähetä se eteenpäin eli delegoi se tai laita se Tärkeä-kenttään.
Kun työpöydän pinta on tyhjennetty kokonaan, laatikot tyhjennetty ja arkistokaappi vapautettu vanhoista roskista, vuorossa on siivouskaappi: kaikki pinnat pyyhitään, tietokone, näppäimistö ja tulostin pölytetään ja laatikot imuroidaan. Ensimmäiseksi laitetaan päivittäin tarvittavat tavarat takaisin paikoilleen. Aivan oikein: paikoilleen. Ja sille, millä ei ole paikkaa, osoitetaan sellainen tai se kyseenalaistetaan lyhyesti mutta kiivaasti: Tarvitsenko todella kahta erikokoista reikälävistintä, kolme viivoitinta, arviolta 25 kynää ja kaksi kynämukia töihin? Tarpeettomat tavarat menevät takaisin varikolle tai niiden kunnosta riippuen roskiin.
Tämän jälkeen pyyhekumi, enintään viisi lyijykynää ja yhtä monta kuulakärkikynää tai finelineriä saavat paikkansa ylimmässä pöytälaatikossa, muistilappu siirtyy puhelimen viereen ja lukematon posti menee pieneen koriin, joka on aiemmin toiminut yllätysmunahahmojen kaatopaikkana, paperiliittimien kaatopaikkana ja onnittelukorttien välivarastona ja jonka sisältö on melko lailla kokonaan siirtynyt "jätekentälle". Lyhyesti sanottuna: työpöytä on lajiteltu vanhan logiikan mukaan, mutta myös tämänhetkisten tarpeiden mukaan - joten töissä jää vähemmän aikaa vaivalloiselle etsimiselle linjalla. Roskakori menee roskikseen ja "eteenpäin"-kentässä olevat asiat menevät sinne, minne tai kenelle niiden pitää mennä. Valmis? Siistiä? Onnittelut, tehtävä suoritettu.
DAS ACHT-PUNKTE-SYSTEM FÜR DIE DAUERHAFTE ORDNUNG
Chaos am Arbeitsplatz entsteht bekanntlich nicht aus sich selbst heraus, vermehrt sich aber in durchaus ansehnlichem Maße. Aus dem einen ungespülten Kaffeebecher werden schnell zwei oder drei – und wo der vierte hergekommen ist, weiß jetzt wirklich kein Mensch. Aus diesem einen Ausdruck, den man mal mit viel Zeit lesen und was draus hätte machen müssen, ist längst ein Stapel mit Dokumenten ähnlichen Inhalts entwachsen. Und die Schublade, in der Dinge gelagert werden, die man bestimmt noch mal irgendwann brauchen könnte, aber eben doch nie wieder gebraucht hat, quillt auch bald aus allen Nähten.
Es empfiehlt sich also, selbst als eigentlich ordentlicher Mensch, zwei Termine im Jahr in den Kalender aufzunehmen: „Kleiner Schreibtischgroßputz“. Da die Weihnachtszeit eher stressig und der Januar eher lässig ist, empfehlen sich Januar und Juni als gute Wahl – im sechsmonatigen Rhythmus angegangen, braucht die Aktion auch nicht so viel Zeit.
Folgende acht Punkte sollte man dennoch das ganze Jahr beherzigen.
- Zurücklegen: Dinge an ihrem Platz wohnen lassen und nach Gebrauch zurücklegen.
- Wegwerfen: Den Mülleimer sofort benutzen.
- Notiz nehmen: Ein großes Notizblatt statt vieler kleiner Notizzettel, die wunderbar verschwinden können, erleichtert die Arbeit, wenn am Abend Telefonnummern ins Adressbuch und Termine schnell in den richtigen Kalender wandern sollen.
- Strukturieren: Das gleiche Ablagesystem auf dem Computer wie am Schreibtisch und die gleiche Struktur bei physischen wie digitalen Ordnern hilft, dauerhaft Ordnung am Arbeitsplatz zu halten und Dinge schnell zu finden.
- Hierarchische Ablage: obenauf kommt das brennend aktuellste, unten rein das, was am wenigsten drängt.
- Kabel bändigen: Strippen sortieren und Leitungssalate am besten ganz in Boxen verschwinden lassen.
- Reichweite beachten: Oft benötigte Dinge nah lagern, selten Gebrauchtes weiter weg.
- Abendliches Aufräumen: Wer den Schreibtisch jeden Abend ordnet, startet entspannter in den nächsten Arbeitstag.
Warum sollte ich für Ordnung im Büro sorgen?
Sie sollten für Ordnung im Büro sorgen, weil Sie es wollen. Allerdings stellen Sie oft fest, dass Ihnen die Motivation fehlt. Es gibt zwei gute Gründe, warum Sie aufräumen sollten.
- Der Arbeitsplatz spiegelt Ihr Innenleben und verrät Ihrem Arbeitsumfeld, welcher Persönlichkeitstyp Sie sind.
- Chefs lieben ordentlich aufgeräumte Büros und Arbeitsflächen. Der Psychologe Cary Cooper fand nach seiner Umfrage heraus, dass vier von fünf Managern sich für Mitarbeiter entscheiden, die einen ordentlichen Schreibtisch vorweisen.
Das Büro dient als Projektionsfläche: Viele Menschen verbinden einen unaufgeräumten Sekretär mit einer instabilen Persönlichkeit. Wir wissen, dass es Unsinn ist, Kollegen in Schubladen zu stecken. Doch wir verbringen viel Zeit bei der Arbeit und kommen nicht drumherum, unseren Arbeitsplatz zu personalisieren. Eine oder zwei Pflänzchen, Bilder von der Familie, Schokolade oder das Lieblingsbuch für die Mittagspause. Unbewusst verraten Sie Ihrem Arbeitsumfeld eine Menge über sich selbst. Die Kollegen wissen, wie Sie arbeiten, kennen Ihre Vorlieben und anhand Ihrer Statussymbole schätzen sie ein, ob Sie Ihre Ellenbogen einsetzten, um an die Spitze zu kommen.
Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen macht Sinn. Sie haben einen großen Einfluss darauf, wie Sie von Ihrer Umwelt gesehen werden möchten.

